sedikit referensi tentang surat yang diambil dari berbagai sumber informasi yang ada

Prosedur Pengurusan Surat Masuk

Pengertian Prosedur, Pengurusan Dan Surat Masuk

Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan,  prosedur merupakan rencana yang penting dalam tiap bagian perusahaan.

Pengurusan surat disebut dengan istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos),  maupun yang diterima melalui kurir( petugas pengiriman surat).

Tata Cara Prosedur Pengurusan Surat Masuk

1.     Penerimaan Surat

          Tugas bagian penerimaan surat adalah :

1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.
2. Meneliti ketepatan alamat pengirim surat.
3. Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian.
4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

Semua surat yang masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamat tersebut benar atau tidak. Dengan maksud apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk organisasi yang bersangkutan. Untuk surat-surat yang salah alamat dipisahkan untuk dikembalikan kepada pihak pengirim. Apabila pengirimannya melalui pos dapat dikembalikan dengan cara mengembalikan pada kantor pos dan giro dengan diberi catatan “SALAH ALAMAT”. Untuk surat-surat yang benar pada organisasi yang bersangkutan, pada amplopnya atau pada suratnya diberi cap tanggal penerimaan. Misalnya surat yang diterima tanggal pada tanggal 21 Agustus 2013, diberi cap tanggal sesuai tanggal tersebut. 

2.   Penyortiran Surat

Penyortiran adalah kegiatan memisahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut. Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, surat rutin, surat pribadi dan surat rahasia. Surat-surat yang telah diberi tanggal penerimaan disortir berdasarkan tujuannya. Misalnya untuk direktur dan untuk bagian-bagian yang ada pada organisasi yang bersangkutan..

Langkah-langkah yang Dilakukan Oleh Bagian Penyortir Surat Masuk

Langkah yang dilakukan oleh bagian penyortir surat masuk adalah memilah-milah surat berdasarkan:

a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya

c. Klasifikasinya

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

d. Kualifikasinya

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR), surat rahasia (kode R), surat terbatas/ konfidensial  hanya diketahui pejabat tertentu (kode K), surat biasa (kode B ).

e. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat. Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya, yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan

3.   Pembukaan Surat

Setelah disortir surat-surat tersebut akan dibuka satu persatu sambil diteliti tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada. Disini tidak semua surat boleh dibuka, tetapi ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas, dan hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat tersebut, hal ini biasa terjadi pada surat yang bersifat rahasia dan surat pribadi atau private atau prive. Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat lain dapat dilihat dari amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan RAHASIA (Confidensial) atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi hanya namanya saja.

Cara Membedakan Surat Prive dan Confidensial

Surat Pribadi (Prive) alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi hanya namanya saja. Misalnya:

Kepada

Yth. Bapak Ir. Sudirman

Kantor Depdiknas Malang

Jalan Veteran 7

Malang 63245

Surat Kedinasan atau yang bersifat considensial biasanya disebutkan jabatan orang yang bersangkutan. Misalnya:

Kepada

Yth. Direktur PT. SEMBADA

Jalan Arjuna 505

Purwokerto 53181

4. Pengagendaan Surat Masuk

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat akan diberi nomor agenda surat masuk. Hal yang perlu dicatat dalam Agenda Surat Masuk adalah nomor urut, tanggal penerimaan, tanggal surat, nomor surat, perihal surat, asal surat, tujuan surat, keterangan.

Format Agenda Surat Masuk

No	Tanggal Terima	Tanggal Surat	Nomor Surat	Perihal	Asal Surat	Tujuan	Ket
18	21/8/2008	15/8/2008	12/KH/VIII	Pajak Penjualan	Kantor Pajak Malang	Direktur

5.   Pendistribusian Surat (bagian akhir proses pengurusan surat masuk)

Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju. Tentang alamat yang dituju ada dua kemungkinan, yaitu perorangan, seperti untuk direktur/pimpinan, dan beberapa orang lainnya. Untuk surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan, sebaiknya dalam penyampaiannya disusun berdasarkan pengklasifikasian. Susunannya dimulai yang paling penting sampai ke yang kurang penting dan ditempatkan pada sebuah map khusus. Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian  yang ada pada suatu organisasi, biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi Intern. Buku ini mencatat tentang identitas surat, tujuan surat, tanda tangan/paraf penerima surat dan tanggal penerimaan surat.

Buku Ekspedisi Intern

No	Tanggal Terima	Nomor Surat	Tujuan Surat	Tanda Tangan dan Tanggal
45	12/9/2007	89/Ps/K/IX/07	Bagian Personalia

Cara Pendistribusian Surat

·         Diperbanyak

Surat tersebut diperbanyak sejumlah pihak yang harus mendapatkan surat tersebut, kemudian didistribusikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern.

·         Menggunakan Slip Edaran

Yang dimaksud slip edaran adalah lembaran kertas yang memuat pihak-pihak yang akan dituju oleh surat tertentu. Slip edaran ini nantinya dilampirkan pada surat yang akan diedarkan. Setiap orang yang telah membaca surat yang telah diterimanya harus membubuhkan tanda tangan/parafnya dan diberi tanggal, kemudian diedarkan ke orang berikutnya. Orang yang paling akhir membubuhkan tanda tangan adalah orang yang bertugas mengembalikan surat tersebut ke tempat yang telah ditentukan atau petugas yang mengambil surat.  Jadi disini suratnya tidak diperbanyak, tetapi diedarkan ke pihak-pihak yang dituju, dengan dilampiri slip edaran. Pada kolom catatan biasanya diisi tentang perlunya surat tersebut dibaca oleh pihak-pihak yang dituju. Misalnya: “Hanya sebagai  informasi” atau “Hanya untuk diketahui”

·         Menggunakan Slip Tindakan (Action Slip)

Dengan cara ini surat tadi diperbanyak sebanyak yang diperlukan. Kemudian masing-masing copy surat tadi dilampiri Slip Tindakan atau sering juga disebut Slip Penugasan yang diberi tanda pada salah satu atau beberapa perintah yang harus dilakukan sehubungan dengan surat yang diedarkan.

Slip Edaran

SLIP EDARAN
Tanggal                 : Tanggal Surat       : Nomor Surat         : Perihal                   :		Catatan :
No.	Tujuan	Paraf dan Tanggal